جستجو

توضیحات اتوماسیون اداری

 حتما در چند سال اخیر بارها واژه Paperless (بدون کاغذ) را از رسانه­ ها و همچنین افرادی که سعی در حذف کاغذ از سیستم ­های اداری دارند شنیده ­اید. در واقع با پیشرفت تکنولوژی و وجود در عصر ارتباطات بسیار بدیهی است که به سمتی پیش برویم که تا حد ممکن مسائل اداری و شخصی را بدون وجود کاغذ انجام دهیم. از این رو شرکت برید سامانه نوین، سازمان الکترونیک برید را جهت حذف کاغذ در گردش مکاتبات و اسناد تعبیه نموده است.

همانطور که برای دوستمان توسط Email نامه می­ دهیم، موارد اداری را نیز به طریقی دیجیتالی به گردش درآوریم.

اگر برای خود یک صندوق پست الکترونیکی (Email) توسطYahoo  یا Hot Mail داشته و نامه الکترونیکی برای فردی ارسال کرده باشید سازمان الکترونیک برید برایتان بسیار آشنا و قابل لمس خواهد بود.

در ابتدای بحث بهتر این است که برخی مفاهیم را در راستای مسئله معرفی نماییم. به طور کلی دو راهکار کلان برای تغییر روال دستی در سازمان‌ها و هدایت آن‌ها در سیستم ­های رایانه ­ای موجود است:

 مکانیزاسیون : این روال که عمدتا به غلط به عنوان کلمه ­ای جایگزین برای اتوماسیون به کار برده می­ شود، به طور عمده در منشا و ذات با اتوماسیون متفاوت است. مکانیزاسیون در یک سازمان بدین معنی است که یک روال انجام شده دستی در سازمان دقیقا با همان تعاریف و همان ساختار به روال ماشینی مبدل شود. در این حالت تمامی محدودیت­ های روال دستی به همان شکل و تنها به صرف عادات پرسنل دخیل در ساختار عملیاتی به راه­کار ماشینی انتقال داده می ­شوند. در بسیاری از موارد این امر نه تنها فرایندهای کاری سازمان را بهینه نمی­ کند بلکه به نحوی سازمان را در یک راه­کار غلط، درگیر در ساختاری می­ نماید که به سختی از لحاظ ماشینی قابل تغییر و جایگزینی می­ باشد.

اتوماسیون: چنانچه از نام آن بر می­ آید به مجموعه­ ای از فعالیت­ ها و ساختارها اطلاق می­ شود که با هدف خودکار کردن روال­ های عملیاتی در سازمان­ ها و حذف مراحل زائد دستی طراحی می­ شود. در این روال­ تا جایی که ممکن است از تاثیر فرایندهای دستی و محدودیت­ هایی که به ازای روال­ های دستی در سیستم منظور می­ شود جلوگیری می­ شود و سعی می ­شود تا با وارد کردن مفاهیم جدید و فراروندهای تکنولوژیک از انجام کارهای مستمر و خسته­ کننده جلوگیری شده و پرسنل سازمان نقش سازنده ­تری را در روال گردش عملیات و اسناد ایفا نمایند. با این روش همواره سازمان پویایی خود را حفظ خواهد کرد و علاوه بر آن بهینه­ سازی عملیاتی و ساختاری در نحوه عملکرد سازمان‌ها به وجود خواهد آمد که تاثیر مستقیمی بر روی هزینه و زمان صرف شده در سازمان­ ها و بنگاه­ های اقتصادی خواهد داشت.

سازمان الکترونیکی یکی از جدیدترین و کلیدی­ ترین دستاوردهای عصر دیجیتال محسوب می­ شود. این دستاورد پایه­ ای­ ترین فعالیت­ های سازمان­ ها و بنگاه­ های اقتصادی را هدف قرار داده است و می­ کوشد با بهینه­ سازی ساز و کارها و فعالیت­ های موجود، سازمان را به بالاترین سطح کارایی موجود برساند. این کار به طراحان و تحلیل‏ گران سیستم‏ ها و روش ‏ها، در سازمان این امکان را می‏ دهد تا بدون توجه به گستردگی و توزیع مکانی سازمان، تعداد نیروی انسانی و حجم تراکنش‏ های آن سازمان، به برنامه‏ ریزی و طراحی و پیاده‏ سازی محیط‏ های عملیاتی در سازمان بپردازند. بنابراین این سیستم، سازمان‏ ها را به صورت یک نهاد فعال‏ تر در عرصه ی تغییر در ساختار سازمان و بهینه‏ سازی روش‏ های سازمانی هدایت خواهد کرد.

در این سیستم شما می ­توانید یک پیام شخصی برای همکار یا دوستتان ارسال نمایید.

کلیه امور اداری مربوط به خود را نیز می­ توانید از طریق کارپوشه انجام دهید. به این معنی که پیامی را که دریافت می­ کنید می­ تواند حاوی یک نامه بوده و یا فیش حقوقی شما را شامل گردد.